Việc phát hành lô hàng cần có thỏa thuận vật lý và tài liệu
Hàng hóa sẵn sàng vận chuyển khi số lượng đóng gói, tình trạng kiểm tra, chứng từ thương mại, dữ liệu đặt chỗ và cơ quan có thẩm quyền thông quan đồng ý. Việc đặt chỗ vận chuyển hàng hóa một mình không tạo nên sự sẵn sàng.
Đọc Incoterm đã chọn với địa điểm được chỉ định và hợp đồng mua bán. Incoterms phân bổ các nhiệm vụ giao hàng, chi phí và rủi ro cụ thể; họ không giải quyết vấn đề chất lượng sản phẩm, thanh toán, quyền sở hữu hoặc bảo hành. Các tài liệu hải quan và điểm đến cần được xem xét đủ điều kiện.
Lỗi phổ biến nhất là đặt hàng trước khi kiểm tra, kích thước đóng gói và dự thảo chứng từ thương mại được đối chiếu. Ngăn chặn điều đó bằng cách tách các sự kiện đã được xác minh khỏi các đề xuất vẫn phụ thuộc vào mẫu mã, số lượng, thị trường hoặc đơn đặt hàng. Luôn hiển thị điểm đến, cấu hình điện và kênh bán hàng trong suốt quá trình đánh giá; việc thay đổi bất kỳ điều nào trong số đó có thể làm mất hiệu lực của kết luận trước đó.
Sáu bản ghi trong một gói hàng
Hồ sơ làm việc phải bao gồm số lượng đóng gói, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, đặt chỗ vận chuyển, Incoterm và địa điểm chỉ định, phiếu kiểm tra. Mỗi bản ghi cần có phiên bản, chủ sở hữu và mối quan hệ với mô hình được cung cấp. Nếu một tệp mô tả một thành phần, nguyên mẫu hoặc mô hình liên quan, hãy gắn nhãn hạn chế đó thay vì âm thầm coi nó là bằng chứng của sản phẩm cuối cùng.
| Ghi lại | Bằng chứng để kiểm tra | Tín hiệu quyết định |
|---|---|---|
| Hàng hóa | Model, số lượng và tình trạng đóng gói | Biên bản kiểm tra/phát hành |
| Hóa đơn | Các bên, giá trị, tiền tệ và điều khoản | Dự thảo đã được phê duyệt |
| Danh sách đóng gói | Thùng, trọng lượng tịnh/tổng và kích thước | Trận đấu kho |
| Vận tải | Đặt chỗ, định tuyến và bàn giao | Xác nhận giao nhận |
| Thuật ngữ thương mại | Quy tắc Incoterm 2020 cộng với địa điểm được đặt tên | Căn chỉnh hợp đồng |
Đối chiếu hàng hóa, chứng từ và trách nhiệm giao hàng
1. Hài hòa hàng hóa vật chất
Ghép mẫu mã, số lượng, thùng carton, trọng lượng và kích thước với đơn đặt hàng và kết quả kiểm tra.
2. Xem xét tài liệu thương mại
Căn chỉnh người bán, người mua, mô tả, giá trị, đơn vị tiền tệ và tài liệu tham khảo mua hàng.
3. Xác minh dữ liệu hậu cần
Xác nhận các yêu cầu về nhận hàng, đặt chỗ, container hoặc bưu kiện và các câu hỏi về hàng nguy hiểm nếu có liên quan.
4. Đọc đúng Incoterm
Sử dụng quy tắc và địa điểm được đặt tên để phân công nhiệm vụ giao hàng, rủi ro và chi phí được chỉ định.
5. Cho phép phát hành
Chủ sở hữu được nêu tên phải đóng các yêu cầu lưu giữ và đưa ra phê duyệt gửi đi.
##Điều khoản vận chuyển thường bị hiểu nhầm
Đối với việc đối chiếu vật chất, tài liệu và Incoterm, hãy hỏi cách mỗi khiếu nại được đưa ra và mô hình mô tả. Các mô tả như tiêu chuẩn, tuân thủ, bền bỉ, nhanh chóng hoặc được hỗ trợ là những kết luận cho đến khi một phương pháp, cấu hình và hồ sơ hỗ trợ chúng. Các tài liệu xung đột cần được đối chiếu theo mẫu, bản sửa đổi, ngày tháng và cơ quan phát hành có trách nhiệm.
Ranh giới đề nghị đối với việc đối chiếu vật lý, chứng từ và Incoterm được quy định bằng văn bản: các trường hợp loại trừ, đầu vào do người mua cung cấp và các thay đổi mở lại chi phí, thời gian hoặc xác nhận. Tác phẩm nghệ thuật mang nhãn hiệu riêng có thể thay đổi vai trò ngay cả khi thiết bị cơ bản không thay đổi, do đó, quá trình đánh giá phải xác định thực thể chịu trách nhiệm thay vì suy luận nó từ bề ngoài.
Danh sách kiểm tra phát hành trước khi giao hàng
- Khớp số lượng thùng carton với danh sách đóng gói
- Xác minh mô tả mô hình một cách nhất quán
- Kiểm tra trọng lượng gộp và trọng lượng tịnh
- Xác nhận việc xử lý thanh tra
- Xem xét hóa đơn và chứng từ xuất xứ nếu có
- Viết Incoterm và đặt tên địa điểm
- Phân công nhiệm vụ xuất, nhập
- Lưu giữ hồ sơ phát hành có chữ ký
Yêu cầu các chủ sở hữu nhà kho, thương mại và hậu cần ký vào cùng một gói phát hành, với những khác biệt được đóng lại hoặc giữ lại một cách rõ ràng.
Ví dụ: tại sao CIF cần một cổng có tên
Việc sử dụng 'CIF' mà không nêu tên cổng đích sẽ khiến thuật ngữ này không đầy đủ và vẫn không xác định được chất lượng, thanh toán hoặc quyền sở hữu. Hợp đồng mua bán và gói vận chuyển phải ghi riêng những vấn đề đó.
Xác nhận các điều khoản hậu cần cho minMAX hoặc COSONIC
Đối với các lô hàng minMAX hoặc COSONIC, tính sẵn có của mẫu và các điều khoản hậu cần được xác nhận trong giao dịch. Cung cấp điểm đến và cơ sở thương mại được yêu cầu trong RFQ; không suy luận hỗ trợ vận chuyển từ một trang sản phẩm chung chung.
Cung cấp điểm đến và Incoterm được yêu cầu trong minMAX hoặc COSONIC RFQ; tài liệu cuối cùng và hỗ trợ hợp nhất thuộc về giao dịch.
Chạy cảnh báo trước khi bàn giao hàng
Gửi cho người mua hoặc người liên hệ hậu cần được chỉ định của họ một cảnh báo trước kèm theo các bản nháp tài liệu đã được phê duyệt, thùng carton và dữ liệu trọng lượng, số tham chiếu đặt chỗ, bàn giao ước tính và bất kỳ mặt hàng nào còn tồn đọng. Dành thời gian để khắc phục những khác biệt trước khi hàng hóa đạt đến điểm phát sinh chi phí lưu kho, sửa đổi hoặc luân chuyển. Các nội dung cần thiết phụ thuộc vào lộ trình và thỏa thuận.
Sau khi gửi đi, hãy giữ nguyên bản đã ký hoặc ban hành cuối cùng thay vì bản thảo trước đó. Ghi lại số chứng từ vận tải và kết nối chúng với hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói và đơn đặt hàng. Nếu cơ quan quản lý điểm đến hoặc khách hàng nêu ra sự không phù hợp, thì nhóm có thể theo dõi lô hàng thực tế và hồ sơ mẫu nào có liên quan. Tính nhất quán của dữ liệu là một biện pháp kiểm soát vận chuyển thực tế chứ không phải trang trí văn thư.
Nguồn và bằng chứng
- Incoterms 2020: Hướng dẫn thực tế về quy tắc C và D — Incoterms phân bổ trách nhiệm giao hàng, vận chuyển, rủi ro, bảo hiểm và chi phí cụ thể theo quy tắc.
- Tài liệu đặc biệt — Cần xác định sớm các tài liệu của quốc gia nhập khẩu, hồ sơ xuất xứ và các hoạt động kiểm tra trước khi giao hàng.
Câu hỏi về tình trạng sẵn sàng vận chuyển
Incoterms có quyết định ai là người sở hữu hàng hóa không?
Không. Họ phân bổ các nghĩa vụ giao hàng, chi phí và rủi ro cụ thể; tiêu đề yêu cầu hợp đồng.
Phiếu đóng gói có giống như hóa đơn không?
Không. Chúng phục vụ các chức năng thương mại và hậu cần khác nhau và cần được dung hòa.
###Hàng hóa có thể được vận chuyển sau khi kiểm tra có điều kiện không?
Chỉ khi cơ quan có thẩm quyền đồng ý chấp nhận điều kiện và tất cả các khoản giữ hiện hành đều được đóng lại.
Ai xác minh tài liệu nhập khẩu?
Nhà nhập khẩu nên sử dụng dịch vụ hỗ trợ hải quan và hậu cần đủ tiêu chuẩn cho điểm đến.
